5 erros comuns na contratação de serviços terceirizados e como evitá-los

Administrar um condomínio, edifício corporativo ou espaço comercial exige decisões estratégicas constantes, especialmente quando se trata da contratação de serviços terceirizados. Empresas de gestão predial cada vez mais optam por terceirizar áreas como portaria e controle de acesso, limpeza e conservação, zeladoria, recepção e atendimento, entre outros. No entanto, se esse processo não for conduzido com critério, pode trazer dores de cabeça ao invés de benefícios.

A seguir, listamos os 5 erros mais comuns na contratação de empresas terceirizadas e como evitá-los, garantindo uma operação segura, eficiente e alinhada às expectativas dos moradores, gestores e clientes.

1. Escolher apenas pelo menor preço

Um dos erros mais recorrentes é optar por uma empresa terceirizada apenas com base no valor apresentado na proposta. Embora o custo seja um fator importante, ele não pode ser o único critério decisivo.

Riscos:

• Equipes sem treinamento adequado
• Falta de cobertura em ausências
• Produtos e equipamentos de baixa qualidade
• Alto turnover de funcionários

Como evitar:

• Avalie o histórico da empresa no mercado
• Verifique certificações, infraestrutura e suporte operacional
• Peça referências de outros clientes atendidos
• Compare escopo técnico e benefícios incluídos na proposta

Exemplo: Um condomínio que optou pela proposta mais barata para serviços de limpeza e conservação acabou enfrentando atrasos constantes, falta de insumos e rotatividade excessiva.

2. Não verificar a regularidade trabalhista e fiscal da empresa

A contratação de uma empresa terceirizada que não cumpre com suas obrigações legais pode trazer sérios prejuízos ao contratante, inclusive com ações judiciais trabalhistas e autuações fiscais.

Riscos:

• Responsabilidade subsidiária do condomínio ou empresa contratante
• Multas e passivos trabalhistas
• Danos à imagem institucional

Como evitar:

• Solicite certidões negativas de débitos trabalhistas, fiscais e previdenciários
• Verifique se a empresa cumpre a convenção coletiva da categoria
• Peça o CNPJ e confirme no site da Receita Federal a situação cadastral
• Exija contrato formal com cláusulas claras sobre responsabilidades

Dica: Uma empresa terceirizada confiável, como o Grupo Perímetro, mantém a documentação sempre atualizada e à disposição do cliente, além de cumprir rigorosamente as leis trabalhistas.

3. Ignorar a adequação cultural e o perfil da equipe

A qualidade dos serviços terceirizados vai além da técnica: o comportamento, a postura e a comunicação da equipe são fatores decisivos para o bom convívio e a imagem do local.

Riscos:

• Profissionais despreparados para lidar com moradores ou visitantes
• Falta de alinhamento com a cultura organizacional
• Reclamações frequentes e desgaste da gestão

Como evitar:

• Realize reuniões prévias com a empresa para alinhamento de perfil
• Solicite profissionais treinados em recepção e atendimento humanizado
• Prefira empresas que ofereçam programas contínuos de capacitação

Exemplo: Um edifício comercial que terceirizou o serviço de portaria e controle de acesso sem essa preocupação enfrentou reclamações de visitantes pela postura inadequada dos colaboradores.

4. Não prever gestão e supervisão contínuas

Contratar a equipe terceirizada e simplesmente “deixar rodar” é um erro grave. A ausência de gestão ativa e supervisão operacional pode comprometer a qualidade dos serviços ao longo do tempo.

Riscos:

• Queda no desempenho dos profissionais
• Falta de padrão nas rotinas operacionais
• Desalinhamento com as necessidades do local

Como evitar:

• Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs)
• Exija visitas regulares de supervisores da empresa contratada
• Agende reuniões periódicas de alinhamento
• Mantenha canal direto com o gestor operacional da terceirizada

No Grupo Perímetro, por exemplo, o acompanhamento dos serviços é constante, com supervisores técnicos e atendimento consultivo ao cliente.

5. Desconsiderar a integração com tecnologia

A terceirização de serviços está cada vez mais conectada a soluções tecnológicas, principalmente em áreas como portaria remota, segurança eletrônica e monitoramento eletrônico 24h. Ignorar essa realidade é perder oportunidades de aumentar a segurança e a eficiência.

Riscos:

• Processos manuais e suscetíveis a erros
• Menor capacidade de resposta a emergências
• Gastos desnecessários com estruturas obsoletas

Como evitar:

• Avalie empresas que ofereçam soluções integradas de portaria eletrônica, controle de acesso e câmeras
• Considere a substituição gradual da portaria física por modelos híbridos ou remotos
• Aposte em tecnologias com relatórios, alertas automáticos e armazenamento em nuvem

Exemplo: Condomínios que adotaram portaria remota com suporte do Grupo Perímetro conseguiram reduzir custos com segurança, aumentar o controle de acessos e melhorar a experiência dos moradores.

Evitar esses erros é o primeiro passo para uma gestão predial moderna, inteligente e segura. Contar com parceiros experientes e comprometidos, como o Grupo Perímetro, faz toda a diferença para transformar a rotina de condomínios e empresas com soluções de alta performance em terceirização de serviços.